江苏省公证质量巡查组工作规则
（试行）
第一条 为加强全省公证执业监督和管理，规范公证活动，提高公证质量，根据《江苏省公证协会章程》、江苏省公证协会《关于成立公证质量巡查机构的若干规定》，特制定本规则。
第二条 江苏省公证质量巡查组（以下简称“巡查组”）是江苏省公证协会（以下简称“省公协”）设立的开展全省公证质量检查、指导工作的专门机构。
第三条 巡查组在省公协公证质量监督委员会（以下简称“质监委”）的组织和指导下开展工作。
第四条 公证质量巡查工作坚持依法、公平、公正的原则。
第五条 巡查组成员对其执业所在公证处公证事项的检查活动，应当回避。
第六条 公证质量巡查工作主要针对全省各公证机构及其公证人员所办理的各类公证事项及其他事务的质量状况。
检查的主要内容包括：公证机构及其公证人员办理公证事项，是否遵守法律，坚持客观、公正的原则；是否符合《公证法》、《公证程序规则》和其他公证业务细则及有关的公证行业规范；是否严格按照现行的公证档案管理办法立卷归档。
第七条 省公协质监委应根据公证质量管理工作的需要，每年制订一次全省公证质量巡查工作计划，经省公协会长办公会议批准后，组织巡查组具体实施。
第八条 巡查组按照巡查工作计划，可采取定向检查、巡回检查的方式，直接赴各公证机构开展检查工作。
检查之前，由省公协秘书处知会有关公证机构及其所在地的司法行政机关、公证协会。
有关公证机构应对巡查工作给予配合。
第九条 巡查组根据巡查工作的需要，可由二至四名成员组成检查小组开展巡查工作。
第十条 巡查人员开展检查工作，主要采取随机或定向查阅公证档案、询问承办人员以及电话回访公证当事人等方法，并按照《江苏省公证卷宗质量检查评分说明》（详见附件一）设定的标准、要求，实时填写《江苏省公证卷宗质量检查评分记录表》（格式详见附件二），并分析、记载检查中发现的质量问题。
第十一条 巡查人员在被查单位的查卷及分析工作基本结束后，应及时提请有关方面召集专门会议，交流公证质量情况，反馈检查意见，提出改进公证质量、完善质量控制的意见和建议。
第十二条 巡查组对在公证质量评定方面有严重分歧意见的业务事项或初步认定为错证的，应办理有关卷宗调阅手续，及时提交省公协质监委进行进一步分析和评定。
第十三条 巡查组应及时向省公协质监委报告有关巡查工作情况，每半年提交一份质量分析报告，就全省公证行业质量监督管理工作提出有较高参考价值的意见、建议。
第十四条 巡查人员应当廉洁自律、秉公办事，不得借检查之机谋取私利。
第十五条 本规则由省公证协会负责解释。
第十六条 本规则自二00八年八月一日起施行。
附件一：《江苏省公证卷宗质量检查评分说明》
附件二：《江苏省公证卷宗质量检查评分记录表》（格式）
附件三：《江苏省公证卷宗质量检查评分汇总表》（格式）
附件一： 江苏省公证卷宗质量检查评分说明
|
项 目 |
工作标准及要求 |
标准分值 |
评分说明 |
|
（一）
公
证
事
项
申
请
表 |
1、申请人及其代理人基本情况。 |
申请人及其代理人的信息采集必须完整：姓名、性别、出生年月、住址、工作单位、职务、电话号码等内容。 |
5 |
1 |
有缺项扣1分。 |
|
2、申请公证的事项及公证书用途。 |
公证事项及用途栏中内容填写齐全，公证事项名称不用简称。 |
1 |
不符合要求扣1分。 |
|
3、申请公证的文书名称。 |
申请公证的文书名称与公证书所列名称一致。 |
1 |
不一致的扣1分。 |
|
4、提交证明材料的名称、份数及有关证人的姓名、住址、联系方式 。 |
证明材料与申请的公证事项有关联，如申请人提供了证人情况，应予记载。 |
1 |
不符合要求扣1分。 |
|
5、申请人签名、盖章、捺指印情况。 |
不能签名才盖章、捺指印，但需在卷宗、笔录中说明不能签名的原因。如捺指印，需取十指指纹卡附卷；如盖章，应当有辅助证明（如单位证明、见证人现场证明）。必须有申请日期，并用公元纪年表示。 |
1 |
不符合要求扣1分 |
|
（二）
收
集
当
事
人
提
供
的
材
料 |
1、身份证明。 |
自然人的身份证明、户口簿；法人、其他组织应提供法人资格证明、机构代码证、法定代表人或代理人身份证明、介绍信等；代理人申办公证应提供委托书，办理设立终止民事权利义务的，应提供经公证的委托书，有法定代理情形的，应当提供相应的证明材料。 |
1 |
1 |
不符合要求扣1分。 |
|
|
|
|
|
|
|
2、相关证明材料，涉及财产关系的需提交有关财产权利证明。 |
1、提供的证明材料必须真实、合法，与本公证事项有关联性；
2、证明材料无挖补、修改、添加，如有则应当加盖证明单位印章或由自然人签名或捺指印；
3、证明材料上应有出具时间。 |
4 |
4 |
1、未收集与公证事项有关联的材料的，扣1分；
2、证明材料有挖补、修改、添加，但不符合有关要求的，扣2分；
3、没有证明出具时间的，扣1分。 |
|
3、与申请公证事项有关的其他材料。 |
因前述证明材料不充分，应当收集其他材料用以证明。 |
1 |
1 |
未达到证明目的，扣1分。 |
|
项 目 |
工作标准及要求 |
标准分值 |
评分说明 |
|
（三）
受
理
条
件 |
1、符合《公证法》第十一条规定的范围；
2、符合《公证法》第二十五条的规定和该公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围；
3、申请人与申请公证的事项有利害关系；
4、申请人之间对申请的公证事项无争议。 |
10 |
不符合工作标准第2、4项之一的，扣10分。 |
|
（四）
受
理
回
执 |
公证事项受理通知单回执上应由申请人或代理人签名或盖章（捺手印），并存卷。 |
2 |
无受理通知单回执的，扣1分。 |
|
（五）
告
知 |
公证员应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理公证过程中的权利、义务。告知内容、告知方式和时间应当记录归档，告知内容参照江苏省公证协会转发的有关文件。 |
2 |
告知内容不完整的，扣2分。 |
|
（六）
收
费 |
应按规定标准收费。 |
5 |
未按标准收费（履行减、免手续的除外），扣5分。 |
|
项 目 |
工作标准及要求 |
标准分值 |
评分说明 |
|
（七）
审
查
|
（1）
当事人主体资格审查 |
通过审查，进一步查明当事人主体资格、权利能力、行为能力等情况。 |
47 |
10 |
不符合要求，每项适当扣1-2分。 |
|
|
按照《公证法》、《公证程序规则》及办证细则的规定，结合专业知识，运用有关证据规则、逻辑推理经验，通过核实等审查手段，认定有关证明材料的真实性、合法性、关联性。 |
10 |
不符合要求，酌情扣分。 |
|
（2）
核
实 |
1、必须核实的情形：
①办证规范要求核实的；
②当事人提交的证明材料之间不能相互印证的；
③公文书证以外的证明材料；
④第三人或利害关系人对当事人提交的证明材料有异议的；
⑤公证员对证明材料有疑义的。
⑥公证员认为需要核实的其他情形。 |
5
|
涉及不动产流转的，应当核实，不核实的扣5分，核实不符合要求的适当扣分。 |
|
2、核实的方式及要求：
①询问当事人、公证事项的利害关系人；
②询问证人，并制作笔录；
③向有关单位或者个人了解相关情况或者核实、收集相关书证、物证、视听资料等证明材料（收集到的材料应当加盖有关单位印章或个人签名，对物证、视听资料应当密封签字，并制作详细笔录，说明提取物证及视听资料的过程）；
④现场勘验核实（制作详细的笔录，经由参与人签名）；
⑤委托专业机构或者专业人员鉴定、检验、检测、翻译（索取有专业人员的资格证书、经单位确认的身份证明；根据需要，公证员可制作相关笔录；应当将该委托事宜告知当事人）；
⑥委托异地公证机构核实公证事项应当出具委托函，委托函附本存卷。 |
5 |
不符合要求每项扣1分。 |
|
项 目 |
工作标准及要求 |
标准分值 |
评分说明 |
|
同
前 |
（3）
申请公证的文书的修改或补正：
（4）
代书
（5）
询问
|
对申请公证的文书，内容不完备、表述不准确的，应当补正、修改。如当事人拒绝补正、修改的，应当在谈话记录中注明。 |
同
前 |
2 |
不符合要求扣1-2分。 |
|
公证机构可以应当事人请求，由公证员代为起草、修改申请公证的文书。遗嘱需代书的，按《遗嘱公证细则》要求办理。 |
3 |
不符合要求扣3分，严重违反《遗嘱公证细则》，卷宗为不合格。 |
|
公证机构应当采取公证员询问方式，开展审查工作，并制作询问笔录。该项工作应符合以下要求：
1、除办理遗嘱、符合证据、现场监督等规则要求由二人办理的事项公证外，其他公证事项在公证处办理时可由公证员一人进行。
2、外出询问证人，办理公证应当由二名公证人员，其中一人必须是公证员。
3、笔录笔录应当载明：询问日期、地点、询问人、记录人，询问事由，被询问人的基本情况，告知内容、询问谈话内容等。
4、询问笔录应当交由被询问人核对后签名或者盖章、捺指印。笔录中修改处应当由被询问人盖章或者捺指印认可。 |
12 |
不符合要求逐项扣1-2分，扣完为止。 |
|
项 目 |
工作标准及要求 |
标准分值 |
评分说明 |
|
（八）
公
证
事
项
的
审
批
与
出
证 |
经审查，公证事项符合《公证法》、《公证程序规则》及有关办证规则的，由承办公证员拟制公证书，连同被证明的文书、当事人提供的证明材料及核实的材料、公证审查意见，报公证处负责人或其指定的公证员审批。任何人不得审批自己承办的公证事项。
1、审批人应当审核以下内容：
①申请公证的事项及文书是否真实、合法；
②公证事项的证明材料是否真实、合法、充分；
③办证程序是否符合《公证法》及办证规则的规定；
④拟出具的公证书的内容、表述和格式是否符合相关规定。
2、审批要求：
①审批人应注明审批意见（“同意出证”或“不同意出证”，不同意出证的，应注明理由及要求），经书面签署姓名、日期后，发回承办人；
②审批重大、复杂的公证事项，需提交公证机构集体讨论的，讨论的情形及形成的意见应当记录归档。
3、有关的出证要求：
①凡有具体公证事项名称的，不宜简称“公证书”；
②应当由二人办理的现场监督、遗嘱等公证事项，公证书证词中应当表述。
③办理现场监督类公证，应在公证员宣读证词后的七日内出具公证书。
④一般公证事项材料齐全，应当自受理之日起十五个工作日内出具公证书。 |
10 |
