依法加强公证执业监督是法律赋予公证管理部门的一项重要职责，也是规范公证执业行为，严肃执业纪律，推动公证事业健康、持续发展的重要保证。《公证法》与《公证暂行条例》相比，在公证执业准入、执业行为、执业秩序以及行业监督、违规处罚等许多方面都进行了修订与完善，进一步明确了公证执业监督的职能定位，丰富了公证执业监督的内涵和外延。这就要求我们顺应法律的要求，积极转变工作理念，健全监督制度，改进监督方式，寻求建立完善公证执业监督体系的有效途径和措施。结合我省公证工作实际，我们认为应重点做好以下几项工作。
一、积极转变工作理念，明确公证执业监督的基本原则
对照《公证暂行条例》与《公证法》，我们发现，司法行政机关与公证处的关系由领导关系变为监督、指导关系。这一关系的变化带来的影响是全面的，首要的是带来工作理念的转变。司法行政机关不能再将公证处作为自身的一个职能处室，对其人、财、物以及公证执业活动进行直接管理，更多的是应当树立“事前预防、过程控制、事后追究”的公证执业监督工作理念，把公证处和公证员作为独立的相对人，通过严格执业准入、健全执业规范、加强质量监管以及违规处罚等监督制度和措施，实施有效管理。在开展执业监督过程中应主要把握好四项基本原则：一是依法原则。公证是一项法律活动，公证执业监督要始终坚持依法行政，即监督的主体、监督的职权、监督的内容及程序法定，管理部门既不能“缺位”，也不能“越位”，更不能以行政命令替代法律监督。二是维护公证独立原则。按照《公证法》的规定，公证处依法独立行使公证职能、承担民事责任，这是开展公证法律服务的本质需要。公证执业监督要以维护公证的独立性为活动准则，不能主动介入公证办证程序，干预公证处和公证员的独立办证权，也不能袒护、包庇公证处和公证员的过错行为。三是效能原则。监督要讲求实效，包括效率和效果两个方面。一方面要提高监督效率。从准入、执业到责任追究要形成有效的监督链条，畅通监督渠道，掌握动态信息，做到反应及时、处理迅速；另一方面要注重监督效果。严格落实各项监督制度和措施，使违法违规违纪行为得到严肃处理，把规范执业行为和服务秩序，提高公证质量监管能力，维护和增强公证的社会公信力作为衡量工作成效的主要标准。四是公开、公平、公正原则。在执业监督的依据、实施和结果上，要实行信息透明、程序合理、标准统一，切实维护公证处、公证员和当事人的合法权益。
二、科学划分管理事权，加强公证执业监督的组织体系建设
一是坚持行政管理为主导，健全完善“两结合”管理体制。《公证法》确立了司法行政机关行政管理和公证协会行业管理的“两结合”管理体制，既合理分工、各有侧重，又紧密结合、相辅相成。从总体看，司法行政机关的监督职能主要包括：（1）制度监督。健全和落实各项公证法律、法规和规章制度；（2）机构监督。提出公证处的总体布局规划，批准设立公证处和颁发、管理公证处执业证书，督促公证处建立健全内部管理制度以及对公证处的执业规范进行监督；（3）人员监督。核定公证员配备方案，审核和任命公证员，核准公证处负责人，颁发、管理公证员执业证书以及对公证员执业行为进行监督；（4）责任追究。主要是投诉处理和行政处罚；（5）对公证协会进行监督。主要是对协会的产生和组成以及重大决策、重要活动进行监督。公证协会的监督职能主要是：（1）行业规范。侧重于具体业务指导方面；（2）职业道德和执业纪律监督；（3）行业惩戒；（4）协助司法行政机关开展监督工作。
二是明确上下级司法行政机关的监督事权。实践证明，有效地开展和推进公证执业监督，必须依靠各级司法行政机关的共同努力，尤其是要赋予基层司法行政机关相应的监督事权，调动工作积极性。学习《公证法》，我们认为，省级司法行政机关应把监督工作重点放在制定规范、组织实施、审核把关以及对比较重大的违法行为进行处罚等方面，市、县（区）司法行政机关则侧重于日常监督、督促落实、信息反馈和责任追究等事务。
三是充分发挥公证处执业监督的基础性作用。通过进一步完善公证业务的申请受理、审查核实、审批、收费、立卷归档等办证规则，进一步加强对公证员执业信息、执业行为、收入分配以及服务态度的监督管理，严格落实执业过错责任追究制度等有效举措，建立健全公证处的内部运行机制，筑牢公证执业监督的“第一道防线”。
三、立足“源头”，健全公证执业监督的制度体系
按照公证执业监督事前、事中和事后的阶段工作特点，健全相应的各项规章制度，做到有章可循、规范操作。
1、“两证”颁发和管理制度。按照《公证法》和司法部有关规章的要求，我们将重点细化和落实公证处和公证员执业证书的申请、审查、颁发、管理、吊销等各项规定，完善工作流程，明确专人负责和工作责任制，监督公证处和公证员执业状况，认真把好执业准入关。
2、执业档案制度、公证质量检查制度和继续教育制度。在2005年印发《关于建立公证机构和公证员执业档案的若干规定（试行）》的基础上，我们将继续督促落实执业档案制度，全面记载、反映公证处和公证员的基本信息、执业活动和诚信记录等，实行定期检查、动态管理和工作考评，切实加强公证执业监督的过程控制。充分发挥省公证员协会质量监督委员会的职能作用，研究制订公证质量检查办法等工作规范，积极引导公证机构加强公证质量监管，认真组织实施公证质量专项检查活动，加大对违法违规执业行为的处罚惩戒力度，保证公证质量。进一步建立健全继续教育制度，明确继续教育的人员、内容和时间要求，作为日常监督的有效手段，与公证员考核相挂钩，不断提高人员的整体素质。
3、重大案件报告制度、投诉反馈制度、调查处理制度和不良行为披露制度。对领导批办、当事人反映强烈的重大案件，错、假证且社会影响较大的案件，行政复议和行政诉讼案件以及公证赔偿案件等实行报告制度，剖析典型案例，进一步强化事后监督的针对性和有效性。对当事人投诉案件，要建立分类档案，明确专门人员和时限要求，做到件件有落实，事事有回音。调查处理制度主要是按照《公证法》的要求，落实省、市两级司法行政机关行政处罚权的一项制度，从管辖、立案、审查、告知到处罚决定的作出、送达等环节入手，进一步明确司法行政机关的职权范围和职责要求，切实保证行政机关实施行政处罚的合法性和规范性。不良行为披露制度是对受处罚、惩戒和处分的公证处和公证员在业内和社会进行定期公布，主动接受行业监督和社会监督。
四、抓好落实，完善公证执业监督的工作机制
依法加强公证执业监督是一项系统性工作，各项制度和措施要切实可行并最终落实，关键在于形成完善的工作机制。一是形成科学决策的工作机制。公证执业监督内容广泛、职责重大，直接关系到公证处、公证员的切身利益，关系公证行业的健康发展。每一项制度和措施的出台与执行，行政管理部门和行业协会都要充分协商、组织论证，加强理论研究和实践调查，广泛征求意见，及时修订完善，确保各项制度和措施更为科学合理，更加符合实际。二是形成信息共享的工作机制。利用公证信息平台建设等现代化科技手段，形成公证管理部门、公证处以及其他相关职能部门和社会群众的信息链接，加强工作情况和执业信息的交流与公示，加强公证机构之间的相互监督，实现信息资源共享，实现行政监督、行业监督和社会监督的有效结合。三是形成督查和奖惩工作机制。按照层级管理、分工负责的原则，进一步完善督查工作机制，督促落实各项监督制度和措施，落实领导责任制和岗位责任制。对监督制度建设，要进行跟踪督查；对重大公证案件的处理，要进行催办督查；对公证专项活动，要进行实地督查。在督查过程中发现的好的经验和做法，及时予以总结推广，对制度贯彻执行不力，措施落实不到位的，要进行通报批评，重点督促落实。
江苏省司法厅公证管理处 赵科
